Data Protection Policy

1. Introduction

Athenexa is committed to protecting the privacy and security of attendees' personal data. This policy outlines how we collect, use, store, and protect personal data in accordance with applicable legislation.

2. Personal Data Collected

During the Event, we may collect the following data:

• Identification Data: Name, surname, company, position.
• Contact Data: Email address, phone number.
• Images and Recordings: Photos or videos taken during the event for promotional purposes.

3. Purpose of Data Processing

Personal data will be processed for the following purposes:

• Managing event registration and participation.
• Facilitating communication before, during, and after the event.
• Sending relevant information about the event and future editions.
• Creating promotional content (only with prior consent).
• Complying with legal and administrative obligations.

4. Legal Basis for Data Processing

Data processing is based on:

• Event Registration and Participation.
• User Consent: For sending marketing communications or using images for promotional purposes.
• Legitimate Interest: Organizing and improving the event.

5. Data Sharing

Data may be shared with:

• Service Providers: Registration platforms, communication services.
• Sponsors and Exhibitors: Only with the participant’s prior consent.
• Legal Authorities: If required.

6. Data Security

We implement technical and organizational measures to protect data from unauthorized access, loss, or alteration.

7. Data Retention

Data will be retained only as long as necessary to fulfill the stated purposes or as required by applicable legal deadlines.

8. Participants' Rights

Attendees have the right to:

• Access, rectify, or delete their data.
• Restrict or object to data processing.
• Data portability.
• Withdraw consent at any time.

To exercise these rights, they can contact caroline.morales@athenexa.com.

9. Contact

For any inquiries regarding this policy, please contact caroline.morales@athenexa.com.

10. Modifications

This policy may be updated and will be published on Athenexa’s official website.

Política protección de Datos

1. Introducción

Athenexa se compromete a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales de los asistentes. Esta política establece cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales conforme a la legislación aplicable.

2. Datos personales recopilados

Durante el Evento, podremos recopilar los siguientes datos:

• Datos de identificación: Nombre, apellidos, empresa, cargo.
• Datos de contacto: Correo electrónico, número de teléfono.
• Imágenes y grabaciones: Fotografías o videos tomados durante el evento con fines promocionales.

3. Finalidad del tratamiento

Los datos personales se tratarán con las siguientes finalidades:

• Gestionar la inscripción y participación en el Evento.
• Facilitar la comunicación antes, durante y después del evento.
• Enviar información relevante sobre el evento y futuras ediciones.
• Generar contenido promocional (solo en caso de consentimiento previo).
• Cumplir con obligaciones legales y administrativas.

4. Base legal para el tratamiento de datos

El tratamiento de datos se basa en:

• Inscripción y participación en el Evento.
• Consentimiento del titular: Para el envío de comunicaciones comerciales o uso de imágenes con fines promocionales.
• Interés legítimo: Organización y mejora del evento.

5. Compartición de datos

Los datos podrán compartirse con:

• Proveedores de servicios: Plataformas de inscripción, comunicación.
• Patrocinadores y expositores: Solo con consentimiento previo del participante.
• Autoridades legales: En caso de requerimiento.

6. Seguridad de los datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida o alteración.

7. Conservación de datos

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades indicadas o conforme a los plazos legales aplicables.

8. Derechos de los participantes

Los asistentes pueden ejercer sus derechos de:

• Acceso, rectificación o eliminación de sus datos.
• Restricción u oposición al tratamiento de datos.
• Portabilidad de datos.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer estos derechos, pueden contactar a caroline.morales@athenexa.com.

9. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política, pueden contactar a caroline.morales@athenexa.com.

10. Modificaciones

Esta política podrá ser actualizada y se publicará en el sitio web oficial de Athenexa.